Privacyverklaring
Deze privacyverklaring is vastgesteld door het bestuur van Gymnastiekvereniging CCO Zaandam, gevestigd te Zaandam, Parkstraat 17, 1506 CW, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40618107 (hierna: “de Vereniging” of “CCO”).
CCO is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wij hechten groot belang aan de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, met welk doel, hoe lang wij deze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u hebt.
Voor vragen kunt u contact opnemen via privacy@ccozaandam.nl.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
1. Overzicht van verwerkingen
Ledenadministratie – Volwassen leden
Welke gegevens?
Naam
Adres
Geboortedatum
Telefoonnummer en e-mail
Bankrekeningnummer
Waarom?
Voor het uitvoeren van het lidmaatschap en administratie.
Grondslag: uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1(b) AVG)
Bewaartermijn: tot 2 jaar na beëindiging; financiële gegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Delen met: KNGU (via DigiMembers)
Ledenadministratie – Minderjarige leden
Welke gegevens?
Naam & geboortedatum kind
Adres
Gegevens ouder/verzorger + contactgegevens
Bankrekeningnummer
Waarom?
Voor het lidmaatschap en communicatie met ouders.
Grondslag: uitvoering overeenkomst + toestemming ouder (art. 6 lid 1(b) & 6 lid 1(a) jo. art. 8 AVG)
Bewaartermijn: tot 2 jaar na beëindiging; financiële gegevens 7 jaar
Delen met: KNGU (via DigiMembers)
Blessure- en incidentregistratie
Welke gegevens?
Medische informatie bij incidenten
Eventuele meldingen/rapportages
Waarom?
Veilig sportklimaat, afhandeling verzekering en hulp in nood.
Grondslag: toestemming of vitale belangen (art. 6 lid 1(d), art. 9 lid 2(a)/(c))
Bewaartermijn: max. 2 jaar / tot afronding verzekeringsdossier
Delen met: verzekeraar, trainers indien noodzakelijk
Communicatie met leden
Welke gegevens?
Naam
E-mailadres
- Telefoonnummer
Waarom?
Nieuwsbrieven, roosterwijzigingen, training-informatie en ALV-uitnodigingen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1(f))
Bewaartermijn: tot uitschrijving
Delen met: geen
Benadering oud-leden
Welke gegevens?
Naam
Contactgegevens
Waarom?
Uitnodiging voor reünies en bijzondere verenigingsmomenten.
Grondslag: gerechtvaardigd belang met opt-out / toestemming
Bewaartermijn: tot bezwaar of intrekking
Delen met: geen
Foto- en videomateriaal
Welke gegevens?
Foto’s en video’s van leden tijdens trainingen/wedstrijden/evenementen
Waarom?
Voor verslaglegging en promotie van de vereniging.
Grondslag: toestemming / gerechtvaardigd belang met opt-out
Bewaartermijn: relevante publicatieperiode + archiefperiode
Delen met: website, social media, flyers, eventueel pers
Met alle partijen die persoonsgegevens namens CCO verwerken, zoals de KNGU, de websitebeheerder en incassopartners, zijn verwerkersovereenkomsten gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over beveiliging, geheimhouding en naleving van de AVG.
2. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan onze website op uw apparaat wordt geplaatst.
Wij gebruiken:
- Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de website (geen toestemming vereist).
- Analytische cookies: meten het gebruik van onze website, uitsluitend met geanonimiseerde IP-adressen (geen toestemming vereist).
- Marketingcookies: alleen indien en nadat u daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven.
Bij het eerste bezoek aan de website wordt u via een cookie-banner gevraagd toestemming te geven voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
U kunt uw toestemming altijd intrekken of uw instellingen aanpassen via uw browser. Meer informatie vindt u in onze aparte Cookieverklaring op de website.
3. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
CCO verstrekt uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor:
- de uitvoering van het lidmaatschap of activiteiten;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting; of
- indien u daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.
Voorbeelden van derden:
- KNGU (ledenregistratie en verzekering);
- Financiële instellingen (incasso van contributie);
- Websitebeheerder / IT-partners (ledenportaal en e-mailverkeer).
Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van CCO en niet voor eigen doeleinden.
4. Beveiliging van persoonsgegevens
CCO neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.
Zo wordt onder meer gezorgd dat:
- alleen bevoegde personen toegang hebben tot persoonsgegevens;
- toegang is afgeschermd met wachtwoorden en beveiligde verbindingen (SSL);
- persoonsgegevens veilig worden opgeslagen en regelmatig worden gecontroleerd.
5. Minderjarigen
Voor leden jonger dan 16 jaar worden persoonsgegevens uitsluitend verwerkt met toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Bij inschrijving van een minderjarige wordt deze toestemming expliciet gevraagd en vastgelegd.
6. Uw rechten
U heeft als betrokkene de volgende rechten op grond van de AVG:
- Recht op inzage in uw persoonsgegevens (art. 15 AVG);
- Recht op rectificatie van onjuiste gegevens (art. 16 AVG);
- Recht op verwijdering van uw gegevens (“recht op vergetelheid”, art. 17 AVG);
- Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG);
- Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens (art. 20 AVG);
- Recht van bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG);
- Recht om toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen (art. 7 lid 3 AVG).
Verzoeken met betrekking tot uw privacyrechten kunt u indienen via privacy@ccozaandam.nl.
Uitgebreide informatie over ons AVG-beleid vindt u op deze pagina.
Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Indien nodig kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; in dat geval stellen wij u tijdig op de hoogte.
Indien u verzoekt om verwijdering van uw gegevens, zal CCO – voor zover mogelijk – ook derden informeren aan wie de gegevens eerder zijn verstrekt.
7. Links naar andere websites
- Onze website bevat mogelijk links naar websites van derden (zoals de KNGU).
- CCO is niet verantwoordelijk voor de inhoud of naleving van privacyregels op die websites.
- Wij adviseren u de privacyverklaring van de betreffende partij te lezen voordat u persoonsgegevens verstrekt.
8. Wijziging van deze privacyverklaring
- CCO kan deze privacyverklaring wijzigen om deze actueel te houden of aan te passen aan wet- en regelgeving.
- De meest recente versie wordt altijd gepubliceerd op onze website en is voorzien van een datum van inwerkingtreding.
- Bij ingrijpende wijzigingen worden leden actief per e-mail geïnformeerd.
9. Contactgegevens
Verwerkingsverantwoordelijke:
Gymnastiekvereniging CCO Zaandam
T.a.v. de Secretaris – Cheryl Elskamp
E-mail: privacy@ccozaandam.nl
Adres: Parkstraat 17, 1506 CW Zaandam
10. Klachten over de verwerking van persoonsgegevens
Heeft u een klacht over de manier waarop CCO met uw persoonsgegevens omgaat?
Neem dan eerst contact met ons op via privacy@ccozaandam.nl. Wij helpen u graag verder.
Bent u van mening dat uw klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl of telefonisch via 088 – 1805 250.
Deze privacyverklaring is door het bestuur van Gymnastiekvereniging CCO Zaandam vastgesteld op 1 september 2025.