Privacy & Gegevensbescherming (AVG)

Inleiding

Bij Gymnastiekvereniging CCO Zaandam vinden we het belangrijk dat iedereen met plezier én veilig kan sporten — ook als het gaat om de bescherming van persoonlijke gegevens.

Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens van onze leden, ouders, vrijwilligers, trainers en bezoekers.

Vanaf 25 mei 2018 geldt in Nederland de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hieronder leest u in begrijpelijke taal hoe CCO Zaandam aan deze privacywet voldoet.

Heeft u vragen? Neem gerust contact op met het bestuur via privacy@ccozaandam.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over iemand vertellen of naar iemand te herleiden zijn.

Bij CCO Zaandam verwerken wij bijvoorbeeld:

  • Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

  • Geboortedatum en geslacht.

  • Bankrekeningnummer (voor contributie).

  • Foto’s of filmpjes waarop leden herkenbaar zijn.

  • Gegevens over blessures of medische bijzonderheden (alleen indien nodig voor veilig sporten).

Wij verwerken géén gegevens die niet nodig zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen, zoals:

  • Het uitvoeren van het lidmaatschap (bijv. contributie, ledenadministratie, wedstrijdinschrijving).

  • Het organiseren van trainingen, wedstrijden en evenementen.

  • Het informeren van leden via nieuwsbrieven of berichten.

  • Het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals financiële administratie.

  • Het waarborgen van veiligheid binnen de vereniging.

CCO Zaandam verwerkt nooit meer gegevens dan nodig en verkoopt geen gegevens aan derden.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is.
Voorbeelden:

  • Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn).

  • Ledeninformatie: tot maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap.

  • Medische gegevens: alleen zolang deze relevant zijn voor de sportbeoefening.

  • Foto’s en prestaties: kunnen bewaard blijven in het clubarchief voor historische of promotiedoeleinden.

Oud-leden kunnen aangeven of zij hun contactgegevens willen laten bewaren voor bijvoorbeeld reünies.

Nieuwsbrieven en berichten

Wij houden onze leden en ouders graag op de hoogte van nieuws, wedstrijden en activiteiten. Deze e-mails maken deel uit van het lidmaatschap.

Worden er ook commerciële berichten of externe advertenties opgenomen, dan vragen wij daarvoor toestemming.
Afmelden kan altijd eenvoudig via de uitschrijflink onderaan of bovenaan de nieuwsbrief.

Foto’s en video’s

Tijdens trainingen, wedstrijden of evenementen worden soms foto’s of video’s gemaakt.

Wij gaan hier zorgvuldig mee om:

  • Opnames worden alleen gebruikt voor verenigingsdoeleinden (zoals verslaglegging of promotie).

  • Voor herkenbare beelden van jeugdleden vragen wij toestemming aan de ouder of voogd.

  • Bezoekers worden bij de ingang geïnformeerd dat er gefilmd of gefotografeerd kan worden.

  • Als u niet wilt dat uzelf of uw kind zichtbaar is op foto’s of filmpjes, kunt u dit altijd melden via privacy@ccozaandam.nl. Wij verwijderen het materiaal dan.

Wij plaatsen foto’s alleen op de website, in nieuwsbrieven, flyers of op social media als daar toestemming voor is gegeven.

Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies en onbevoegde toegang.

  • Bestuursleden en trainers gebruiken beveiligde accounts en sterke wachtwoorden

  • Computers en cloudsystemen zijn voorzien van antivirus en regelmatige updates

  • Gegevens worden alleen opgeslagen in beveiligde omgevingen (zoals AllUnited of een versleutelde cloud)

  • Alleen personen die gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang

  • Bij beëindiging van een functie wordt de toegang direct ingetrokken

Iedereen met toegang tot persoonsgegevens (zoals bestuur, trainers of vrijwilligers) tekent een geheimhoudingsverklaring.

Delen met derden

CCO Zaandam deelt gegevens alleen met derden als dat echt nodig is, bijvoorbeeld:

  • De sportbond voor wedstrijdinschrijvingen

  • De boekhouder of bank voor financiële verwerking

  • De verwerker van onze nieuwsbrief

  • De gemeente of subsidiegever, wanneer dit wettelijk verplicht is

Met deze partijen sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst waarin wordt vastgelegd hoe uw gegevens worden beschermd.

Uw rechten

Iedereen van wie CCO Zaandam persoonsgegevens verwerkt, heeft rechten op grond van de AVG:

  • Inzage: u kunt zien welke gegevens wij van u hebben.

  • Correctie: u kunt uw gegevens laten aanpassen als ze niet kloppen.

  • Verwijdering: u kunt vragen uw gegevens te verwijderen (voor zover wettelijk toegestaan).

  • Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking (bijv. foto’s).

  • Intrekken van toestemming: u kunt uw toestemming altijd weer intrekken.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Mail dan naar privacy@ccozaandam.nl.

Privacyverklaring

De volledige privacyverklaring van CCO Zaandam is te vinden via onderstaande link:
Privacyverklaring Gymnastiekvereniging CCO Zaandam

Hierin staat precies beschreven:

  • Welke gegevens wij verwerken

  • Voor welke doelen

  • Op welke grondslagen

  • Hoe lang we gegevens bewaren

  • Met wie we gegevens delen

Contact

Heeft u vragen of zorgen over de omgang met persoonsgegevens binnen CCO Zaandam?

Neem gerust contact op met ons bestuur: privacy@ccozaandam.nl